Archiwizowanie dokumentów — na czym polega?

Archiwizacja dokumentów podlega w naszym kraju rygorowi prawnemu. Oznacza to, że faktura, czy dokument kadrowy, który pojawia się w firmie, nie może zostać usunięty, dopóki nie upłynie określony przepisami termin jego przechowywania.

Archiwizacja dokumentów polega nie tylko na fizycznym bądź cyfrowym przechowywaniu, ale także na odpowiednim katalogowaniu, oznaczaniu, zabezpieczaniu, czy zapewnieniu do nich dostępu wyłącznie osobom upoważnionym.

Nie należy postrzegać archiwizacji dokumentów wyłącznie przez pryzmat obowiązku. To także realna korzyść dla firmy. Ułatwia ona organizację, dostęp do danych i zabezpiecza firmę przed konsekwencjami prawnymi w razie kontroli.

Gorąco polecamy Twojej uwadze informacje zawarte na stronie: https://www.ekoakta.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/. Dowiesz się z nich, jak jeszcze lepiej porządkować dane będące w obiegu firmy.
 

Jak długo przechowywać dokumenty?

Okres przechowywania poszczególnych dokumentów jest różny. Oto przykładowe terminy, wyznaczone przez ustawodawcę:
 

• Dokumenty podatkowe: 5 lat od zakończenia roku podatkowego, za który było rozliczenie.

• Umowy handlowe: 10 lat, licząc od daty zakończenia obowiązywania umowy.

• Reklamacje i zwroty: 5 lat od daty zakończenia procedury reklamacyjnej lub zwrotu towaru.

• Dokumentacja osobowa i płacowa: Musi być przechowywana od 10 do nawet 50 lat.

• Kopie deklaracji rozliczeniowych i imienne raporty miesięczne: 5 lat od momentu przekazania do ZUS, za wyjątkiem dokumentów dostarczonych przed 1 stycznia 2012 r., które należy przechowywać przez 10 lat.

Ponadto archiwizowanie akt pracowniczych takich, jak listy płac, karty wynagrodzeń, a także dokumenty będące podstawą do wyliczenia podstawy wymiaru renty bądź emerytury, należy przechowywać przez okres 10 lat. Czas ten liczony jest od dnia rozwiązania stosunku pracy.

Ze względu na ograniczoną liczbę miejsca, wielu przedsiębiorców decyduje się na powierzenie przechowywania dokumentów firmy zewnętrznym usługodawcom. To jednak nie tylko kwestia uwolnienia przestrzeni biurowej. Przede wszystkim jest to fachowe dopełnienie obowiązku wynikającego z przepisów prawa.

Firmy zewnętrzne dysponują wykwalifikowanym personelem, odpowiednimi metodami archiwizacji oraz niezbędnym — i często bardzo drogim — sprzętem do przechowywania dokumentów. Szacuje się, że skorzystanie z takich usług to oszczędność nawet na poziomie 30%.

Jeśli Twoja firma generuje duże ilości dokumentów, dysponuje ograniczoną przestrzenią — koniecznie rozważ oddelegowanie archiwizacji zewnętrznemu podmiotowi. Dzięki temu uwolnisz czas swój i swoich pracowników.
 

pl / fot. ekoakta.pl