Magistrat przyjazny dla klienta
access_time 2006-10-03 16:57:00
Od trzech miesięcy był przygotowywany nowy wizerunek Biura Obsługi Mieszkańców w Urzędzie Miasta. Modernizacja zakończona i można obejrzeć efekty a nawet je poczuć na własnej skórze. Zmiany pozytywnie wpływają na obsługę klienta - powinna być sprawniejsza i przyjemniejsza.

Remont Biura Obsługi Mieszkańców trwał 3 miesiące. W tym samym czasie przebiegała modernizacja "Biura Meldunkowego" w Referacie Ewidencji Ludności, gdzie zostały stworzone cztery komfortowe stanowiska do obsługi klienta. "Zmiany miały na celu poprawę funkcjonalności sali obsługi, usprawnienie obsługi klientów, poprawę wentylacji i akustyki pomieszczeń oraz zdecydowaną poprawę estetyki biura" - mówi kierownik BOM-u, Ewa Kapturkiewicz.
 
Cały remont kosztował miasto 245 tysięcy złotych. Teraz mieszkańcy będą mogli w komfortowych warunkach korzystać z informacji ogólnej, dziennika podawczego, oraz stanowiska wydającego pisma awizowane. Klient będzie mógł usiąść i poczekać w specjalnie przygotowanej poczekalni. Na sali wydzielono pięć stanowisk odseparowując je specjalnymi ściankami przestawnymi wypełnionymi materiałem dźwiękochłonnym. Zapewnia to swobodne prowadzenie rozmowy z klientem, stworzenie dobrej atmosfery rozmowy, a tym samym podniesienia warunków pracy. Na sali wydzielone jest również stanowisko, które służy do obsługi osób starszych i niepełnosprawnych.
 
Reorganizacji uległa kancelaria ogólna, co pozwala na sprawniejszą obsługę klienta wewnętrznego. "Przenieśliśmy rejestr poczty i przystosowaliśmy odpowiednią ilość stanowisk do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów, który zostanie wdrożony w najbliższym czasie w magistracie" - dodaje Ewa Kapturkiewicz.
 
"Jest to zupełnie nowy BOM, klimatyzowany, mogący zapewnić intymność rozmowy, która jest bardzo ważna. Przypominam, że dawniej klienci byli obsługiwani w pokoju, gdzie jeden drugiemu mógł patrzeć w dokumenty na to, kim on jest, co robi, i ile ma dzieci. Wizerunek tego miejsca może świadczyć o tym, że chcemy żeby tarnowianie byli obsługiwani w sposób należyty. A i pracownicy - nasi roznosiciele - mają teraz o wiele lepsze warunki, nie muszą się przeciskać i tłoczyć, teraz spokojnie mogą odebrać pocztę" - powiedział prezydent Mieczysław Bień.
 
To nie wszystkie zmiany w Urzędzie. "Wprowadziliśmy od poniedziałku system rejestracji czasu pracy. System polega na tym, że każdy z pracowników ma kartę zegarową. Przy wyjściach zostały rozmieszczone czytniki do wyjść służbowych i wyjść prywatnych. Pracownik rejestruje każde opuszczenie budynku. Rejestratory połączone są z nadrzędnym komputerem, który odczytuje godziny pracy i godziny wyjść, steruje mini ustawiając atrybuty pracy.
 
Urzędnicy magistratu są "zaczipowani" - jak mówią. "Karty pozwalają na kontrolowanie pracy urzędnika. Wiele osób mówiło, że widzieli naszych pracowników chodzących z zakupami w godzinach pracy. Teraz już nikt nie będzie się dziwić takiemu widokowi. Godziny pracy urzędu są przewidziane od 8.00 do 17.00 i jeśli ktoś chce wyjść z pracy zjeść lunch, kupić coś, to rejestruje się na czytniku wyjść prywatnych. Zliczając w ciągu miesiąca czas pracy, który powinien urzędnik wypracować, wychodzi np. że ma braki godzinowe, nie każemy nikogo, ale pracownik musi to nadrobić w ciągu miesiąca. System rozlicza to w ciągu dwóch miesięcy, jeśli ten czas nie zostanie nadrobiony, to pracownik jest karany" - tłumaczy Mieczysław Bień.
 
Pracownik nie może wyjść z Urzędu nie rejestrując tego, bo będzie to potraktowane jako opuszczenie miejsca pracy.  Oczywiście czytniki rejestrują również nadgodziny. W wielu firmach jest stosowany system pracy z godzinną przerwą na lunch. "Chodzi o to, żeby wykorzystać tę godzinę luzu, którą pracownicy mają w ciągu dnia" - mówi prezydent Bień.
 
Karty mają wszyscy pracownicy urzędu z wyjątkiem prezydenta, wiceprezydentów i pani sekretarz. Jak to wpłynie na pracowników? Efektu będą oceniane po miesiącu.

 

 %%br%%

 

Komentarze...